为贯彻学校档案集中存放，归口管理的要求，提前做好新档案馆库房的使用准备工作，档案馆于6月9日上午牵头召开了新档案馆库房分配使用现场工作会。会议由档案馆馆长谢大蓉主持，组织部、人事处、学生工作部、研究生院、纪委、国际教育学院和医学信息与工程学院·现代教育技术中心部门负责人和相关人员参加了会议。经过现场商讨，确定了学校干部、人事、学生个人（包括本科生、研究生、留学生）档案等所需用房和录播室的位置和面积，为下一步有序推动新馆搬迁和启用奠定了基础。